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Einleitung

Kollaborative Prozesse werden durch Nutzer unter Verwendung unspezialisierter Werkzeuge bedarfsweise initiiert und strukturiert. Im Gegensatz zu den Kernprozessen der Institution sind sie weniger durch zentrale und vorgeschriebene Qualitäten geprägt. Kennzeichnend ist eine improvisorische Zieldefinition, Teilnehmerauswahl und Anordnung von Werkzeugen.

Die Notwendigkeit kollaborativer Werkzeuge hängt stark von der Ausprägung uns Stabilität der Kernprozesse ab. Beispielsweise kann man MS Office als kollaboratives Werkzeug einstufen, da es unspezialisiert ist. Bei stabilen Kernprozessen mit optimaler Softwareunterstützung kann sich die Notwendigkeit von MS Office verringern oder gar aufheben.

Erscheinungsformen von kollaborativen Prozessen sind beispielsweise:

  • Meinungsbildungs- und Meinungsforschungsprozesse,
  • Entwurfsprozess (Entwurf von Systemen, Prozessen, Inhalten)
  • Wissenssammlung und -komprimierung
  • Lernprozesse (Vermittlung und Überprüfung von Wissen und Fertigkeiten)
  • Organisationsprozesse (Termine, Aufgaben, Stufen)
  • Problemmanagement und Helpdesk
  • Kontaktaufnahme

Wie auch die Kernprozesse unterliegen die kollaborative Prozessen Zielen und Vorgehensmodellen, welche zu Beginn vereinbart werden sollten. Diese bilden eine Art Metainformationen womit kollaborative Prozesse recherchierbar und vergleichbar werden:

  • Status-Quo, Ziele und Meilensteine
  • Methoden und Werkzeuge
  • Mitglieder und ggf. Rollen
  • aktueller Status*

Referenzmodell

Das Kollaborations-Referenzmodell besteht aus Teilnehmern, Räumen, Werkzeugen, Sitzungen und Objekten. Diese Begriffe bilden die Konstruktionselemente von kollaborativen Prozessen in CELLstudio. Die Begriffe sind zur logischen und konsistenten Darstellung des Referenzmodells unabdingbar. Beim Anwender können diese Sachverhalte durchaus mit anderen Begriffen belegt sein, welche im konkreten Betrieb von CELLstudio mittels individueller Sprachressourcen angepasst werden können.

Räume

In CELLstudio werden Räume durch Gruppierung von Personen zu verschiedensten Zwecken gebildet. Die Räume bilden das zentrale Strukturierungselement von kollaborativen Prozessen in CELLstudio. Der Raum als Heimat eines kollaborativen Prozesses ist der virtuelle Platz für die Ablage von Objekten und als Treffpunkt für Sitzungen der teilnehmenden Personen (Mitglieder). Räume können beispielsweise sein:

  • Gruppen und organisatorische Strukturen
  • Kurse und Veranstaltungen
  • Forschungsprojekte und Publikationen
  • Interessensgebiete oder Merkmale von Personen
  • Webseiten

Der Raum bildet außerdem den Ort zur Hinterlegung der oben genannten Metainformationen. Es können dafür verschiedenen Vorlagen für Metainformationen existieren. Sie werden zum großen Teil zu Beginn erstellt. Daneben werden Statusinformationen im Lebenszyklus des Raumes ergänzt.

Werkzeuge

Für den Anwender wird Kollaboration im Wesentlichen durch die Werkzeuge geprägt. Die Werkzeuge sind die technischen Einrichtungen, um kollaborative Prozessen durchzuführen. Hierbei wird eine Differenzierung in Sitzungs- und Objektwerkzeuge vorgenommen. Im Kollaborationssystem ist ein Werkzeug zumeist eine Software-Komponente. Zu den Werkzeugen werden aber auch physische Einrichtungen gezählt (Computer, physische Räume, Präsentationstechnik, physische Ablagesysteme). Solche externen Werkzeuge sollen ausdrücklich nicht aus kollaborativen Prozessen ausgeschlossen werden.

Objekte

Durch Objekte kommunizieren Nutzer asynchron, wobei sie also nicht zeitgleich arbeiten. Die asynchrone Form von Kommunikation nimmt im Zuge der Vielfältigkeit persönlicher Aufgaben ein immer größeren Stellenwert ein. Sie ermöglicht den Personen Informationen ohne äußere Einflüsse zu verarbeiten und zu kreieren, sowie Aufgabe individuell palneun zu können.

Im Kollaborationssystem erzeugen Nutzer mittels Werkzeugen initiale Datenobjekte, die anderen Nutzern angezeigt werden, und auf welche sie mittels Antwortobjekten reagieren. Die Kommunikation erfolgt durch die Anzeige dieser Objekte bei den anderen Nutzern sowie durch Versenden von automatischen Benachrichtigungen. Typische Objektwerkeuge sind:

  • Blog-Beiträge (ATC)
  • Befragungen (ATC)
  • Aufgaben/ Tickets (ATC)
  • Bilder und Wikiseiten (IMG, FEE)
  • Dokumente (DOC)
  • Termine, Terminvorschläge, Vorschlagsbewertung, Freebusy-Daten (CAL).

Sitzungen

Unter Sitzungen werden Zusammenkünfte von Personen innerhalb des Raums zur gleichen Zeit verstanden. Sitzungen können auf elektronischem oder konventionellen Wege vorgenommen werden. Innerhalb der elektronischen Sitzungen (z.B. Websitzungen) kommunizieren Personen über Streams (Datenströme). Diese Verfahrensweise wird umschreiben durch den Begriff der Realtime Communication (RTC):

  • Telefonkonferenzen
  • Videokonferenzen
  • Chat
  • Etherpad
  • Desktop-Sharing

Sitzungen bestehen aus Datenströmen. Sie produzieren keine strukturierten und für das System auswertbaren Informationen. Entstehen können jedoch eine eine Sitzungsaufzeichnung oder ein manuell erstelltes Sitzungsprotokoll, welche als Dateiobjekte im Raum abgelegt werden können. In der Regel unterliegen diese Objekte keiner weiteren Bearbeitung.

Sitzungen werden durch Termine oder adhook anberaumt. Im zweiten Fall werden sie ebenfalls als Termine archiviert. Sitzungen unterliegen einer Veranstaltungsform, welche die Form der Sitzung und die erforderlichen Medien und damit die technischen Erfordernisse oder physichen Treffpunkt bestimmt.

Teilnehmer

Die in kollaborative Prozesse involvierten Personen werden Teilnehmer genannt. Durch das Raumkonzept wird eine Vorauswahl von Personen getroffen (Gruppe, Veranstaltung). Die Verwaltung der Raum-Teilnehmer obliegt einem vorgelagerten Prozess der zwar abhängig von der Art des Raums, aber oftmals außerhalb des Kollaborationssystem abläuft (Kurseinschreibung).

Die Teilnehmer eines Raumes sind zumeist gleichberechtigte Nutzer. Innerhalb von Prozessen können die Teilnehmer Rollen mit unterschiedlichen Aufgaben oder Funktionen einnehmen. Häufig beschränkt sich die Differenzierung die Rolle der Moderierung.

Innerhalb des Prozesses (Sitzung, Terminfindung) können die Teilnehmer gegenüber dem Raum auch weiter eingegrenzt oder umdefiniert werden. Es können also auch neue Teilnehmer hinzugezogen werden, die nicht zum Raum gehören. Daher ist die Sichtbarkeit von Objekten nicht zwangsweise an den Raum gebunden.

   
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